機能紹介 — 07
お問合せ管理
窓口のアドレスに届いたメールを取り込み、スレッドとして読み、その場で返信します。返信はそのメールボックス自身のアカウントで送るため、お客様には普段どおりのアドレスから届きます。
メールボックス
| 種類 | 内容 |
|---|---|
| 共有メールボックス | 問い合わせ窓口などのアドレス。最大 3 つまで登録でき、チームで扱います。 |
| 個人メールボックス | 担当者ごとのアドレス。持ち主と引き継ぎ先だけが読めます。 |
メールサーバーとは IMAP（受信）と SMTP（送信）で接続し、接続の確認を画面から行えます。退職などで使わなくなったメールボックスはアーカイブでき、引き継ぎ先は読み取り専用で過去のやり取りを確認できます。
受信ボックスとスレッド
受信ボックスには、スレッドが最終受信日時の新しい順に並び、メールの本文の一部も表示されます。スレッドを開くと、受信と送信のメールが時系列で並びます。長いスレッドは折りたためます。
自動でつながらなかったメールは手で統合でき、誤ってつながったメールは切り出せます。既読は共有メールボックス全体で 1 つとして扱い、誰かが開けばチームとして読んだことになります。
返信
- 返信の前にプレビューで仕上がりを確認できます。
- 署名と定型文は、全体・メールボックス・利用者の 3 つの単位で用意できます。
- 宛先は、販売管理の取引先の担当者から選べます。主担当は TO、副担当は CC として入ります。
- 送信したメールは控えを保存してから送るため、送信の記録が失われません。
メールからの起票
スレッドの内容を AI が要約し、課題・申請・見積の入力フォームに下書きとして入れます。担当者が内容を確認・修正して送信すると登録されます。登録した控えはスレッドに何件でも残ります。
- メールのスレッド
- AI が要約
- 担当者が確認・修正
- 課題・申請・見積として登録
整理と削除
不要なメールは削除できます。削除するとメールサーバーからも削除されます。削除したスレッドに新しいメールが届いた場合は、受信ボックスに戻ります。
担当者の割り当てと対応状況の管理、添付ファイルの中身の保存は、現在の機能には含まれていません。
見える範囲
「読めるか」「返信できるか」「いま書き込めるか（アーカイブされていないか）」「設定を変更できるか」は、それぞれ別に判定します。個人メールボックスは、管理者であっても持ち主と引き継ぎ先以外には表示されません。